Gracias a la buena comunicación y excelente relación que tenemos con empresas de autobús en todo el mundo, nuestro sistema de reserva de billetes esta lleno de funcionalidades que diferentes empresas necesitan para la correcta gestión de reservas e inventario.

Algunas están ajustadas a peculiaridades locales relacionadas con la geografía y legislación, otras reflejan formas innovadoras para mejorar el servicio al cliente por parte de las operadoras.

La lista completa de funcionalidades y requisitos para sistemas de reserva es realmente larga y extensa, lo que hace que elegir las correctas y las que realmente nos hacen falta sea un gran desafío.

Por esta razón, hemos pensado en elaborar una lista de funcionalidades que creemos que todos los sistemas de reserva y gestión de inventario moderno, actual y con proyección a futuro deberían contar para ser capaces de enfrentar a la competencia.

Hemos decidido dejar de lado funcionalidades que pensamos son elementales para sistemas con estas características y dar atención a las que para nosotros tienen como misión maximizar resultados y competitividad.

1) Gestión de ventas omnicanal en tiempo real

Seamos honestos, la industria del transporte de pasajeros es de márgenes muy bajos, lo que nos obliga si queremos tener éxito, a no desperdiciar cualquier cliente potencial, no nos podemos dar ese lujo.

Por esta razón, es esencial disponer de herramientas que nos permitan ver y analizar en tiempo real nuestras plazas disponibles dentro de nuestra amplia red de canales de venta. Ya sea un canal online como una OTA o un conductor que llegó a una estación intermedia y comienza a vender billetes a bordo a clientes que necesitan en ese momento el servicio.

Gestión de ventas y plazas en tiempo real es también un pre-requisito importante para la correcta implementación de un modelo de precios basado en demanda, el cual es para muchas empresas la llave del éxito.

Nota: Descarga nuestro caso de éxito sobre sistema de precios Yield y precios basados en demanda (Disponible solo en Ingles)

2) Gestión avanzada de tarifas

Los precios varían mucho según el tipo de servicio de larga distancia que tu empresa de transporte ofrece, nuestra experiencia indica que empresas medianas o grandes, especialmente las principales en cada región, tienden a diversificar sus operaciones entre larga distancia, internacional, shuttle y servicios de traslados.

Para estas empresas es crucial contar con un sistema de reservas que ofrezca modelos de tarifas específicos para los requisitos operacionales del negocio.

Que sea capaz de ofrecer precios dinámicos para operaciones interurbanas competitivas o acceso en serie para servicios de traslado, un servicio moderno de reservas tiene que tener la capacidad de soportar estos escenarios para que la empresa operadora pueda ofrecer una experiencia total a sus pasajeros atreves de todas sus operaciones.

Para hacerlo simple, nombremos algunos ejemplos de gestión de tarifas:

• Precios basados en demanda y/o tiempo hasta la partida (Yield management)
• Descuento para grupos (inc. Varios tipos de pasajeros cómo puede ser un paquete familiar, etc.)
• Descuentos para viajes de ida y vuelta
• Precios competitivos dentro de nuestra red de contactos
• Reglas flexibles para tarifas (modificaciones, reembolso, etc.)
• Productos versátiles, periódicos y en serie

3) Gestión avanzada de inventario

La gestión de plazas depende del modelo de negocio de la empresa, por ejemplo, un servicio de Shuttle normalmente no necesita este tipo de gestión, pero para un servicio de larga distancia un sistema de gestión de inventario en tiempo real es obligatorio.

Asumiendo que la empresa de transporte es capaz de planear y armonizar su flota con antecedencia, sería muy recomendable ofrecer a los pasajeros la opción de elegir asiento dentro de la ruta completa sin tener que comprometer la disponibilidad en cada segmento, de esta forma maximizamos la utilización de nuestras plazas y las ganancias por Km.

4) Herramientas modernas para marketing digital

Un sistema de reservas es una fuente de valiosos datos que la empresa de autobús puede utilizar para estrategias de marketing (con previo consentimiento claro está). Sin apropiadas herramientas de marketing una empresa de autobús no existe para pasajeros que realizan operaciones vía internet.

Una empresa de transporte de larga distancia a día de hoy tiene la obligación de estar presente en los más importantes canales digitales, para de esta forma ser encontrada rápido y fácil por potenciales clientes que realizan todo vía estos medios.

La caja de herramientas del sistema de reservas tiene que incluir como mínimo herramientas para redes sociales, campañas, email marketing, programas de fidelización, entre otras. Herramientas que por ejemplo Flixbus utiliza con gran éxito para atraer millennials.

Son características de un sistema de reservas bien hecho y que toda empresa de autobús tiene que aprovechar para reforzar o mejorar su posición en el mercado. En futuros artículos desmenuzaremos y explicaremos más detalladamente este tópico tan interesante.

5) Autoservicio

En la mayoría de mercados del mundo moderno, contar con menos empleados significa una mayor eficiencia de gastos, por esta razón, mientras más pasajeros puedan gestionar detalles relacionados con el viaje por ellos mismos, menos empleados la empresa necesitará en su centro de soporte y servicio al cliente.

A parte de esto, orientar a nuestros clientes al autoservicio aumentará la satisfacción ya que serán capaces de gestionar detalles del viaje cuando lo deseen sin necesidad de ayuda extra, de esta forma todos ganamos.

Utilizar funcionalidades para autoservicio demanda gran cuidado y atención, estas necesitan ser simples, lógicas e intuitivas, de otra forma, solo creará confusión y en el peor de los casos incrementara trabajo al servicio de atención al cliente.

No limitemos el autoservicio únicamente a canales de venta digital, lo mismo se aplica a las máquinas de venta física, es una excelente forma de reducir gastos y mantener presencia en ubicaciones estratégicas.

6) Interconectividad multimodal

Ya no nos debería sorprender que con la llegada de la era digital a la industria del transporte de pasajeros, conceptos como MaaS obligarán a operadoras de larga distancia a pensar o reconsiderar opciones fuera de su red de servicios. Los clientes de hoy en día esperan que el proveedor del servicio pueda presentar soluciones para las necesidades que se presenten.

Por un lado, esto requiere decir que las empresas proporcionen acceso a su inventario para estar interconectadas con otros proveedores de servicios en motores de búsqueda multimodales externos.

Sin embargo, para las que lideran el mercado significa que tienen que tener la capacidad de combinar inventarios externos dentro de su propio sistema de reservas creando multi-trayectos y múltiples billetes que tengan en cuenta combinaciones de algoritmos para presentar siempre la mejor opción.

7) Capacidad para analizar el mercado

Entendemos que como desarrolladores de nuestro sistema de reserva no deberíamos esforzarnos demasiado en crear herramientas para informes creados a medida dentro de nuestra plataforma.

Deberíamos enfocarnos en recolectar datos en un formato bien estructurado y fragmentado para que sean utilizados por herramientas de BI dedicadas a este tipo de trabajos.

Dado que los datos que manejan los sistemas de reserva en esta industria son altamente relativos y variados, es recomendable evitar soluciones temporarias del momento para la estructuración de nuestra base de datos, evitar cosas como el clásico “aprovechemos este campo para comentarios”, esto solo va a generar desorden y en el peor de los casos resultados errados para la toma de decisiones.

8) Documentación apropiada y actualizada para integraciones vía API

No podemos vivir apartados del mundo, así seas una persona o una empresa de transporte, somos seres sociales y necesitamos interactuar con el resto del mundo, lo mismo tiene que pasar con tu sistema de reservas.

Para ofrecer la mejor experiencia, un sistema de venta y reservas tiene ser capaz de integrase con sistemas externos, sea para ofrecer plazas disponibles a revendedores o integrándose con otros sistemas para el correcto funcionamiento del negocio como puede ser un gestor de flotas, ERP, social media, etc.

Para evitar excesiva complejidad y molestias, la forma correcta de tratar este tema sería utilizando un esquema de base de datos bien estructurado acompañado de arquitectura orientada al servicio y obviamente, documentación precisa y clara de nuestra API.

9) Información sobre el pasajero en tiempo real

Un sistema de venta y reservas moderno no está destinado únicamente a vender, debe también saber gestionar la experiencia completa del cliente durante su viaje.

Esto incluye la habilidad de ver la ubicación del autobús en un momento dado y recibir notificaciones si se desvía del horario acordado, todos estos datos tienen que estar disponibles para el cliente vía la página web o app.

El sistema tiene que ofrecer también información sobre obras viales y otros tipos de cambios planificados y no. Un cliente actual no va a aceptar estar a ciegas.

10) Check-in a bordo

Esto puede sonar extraño para unos y completamente normal para otros dependiendo del lugar donde se opere, pero todavía existen mercados donde el pasajero tiene que ir a la estación de autobús o agencia, para recibir o confirmar el billete que compraron online.

Un sistema actualizado de reservas tendría que permitir al conductor aceptar billetes electrónicos con periodo de compra tan corto como sea posible, lo ideal sería que el pasajero pueda llegar a la estación 10 minutos antes y comprar el billete con lugar numerado desde su teléfono móvil, una vez que llega el autobús e informado el conductor sobre este pasajero de último minuto, embarcar sin ningún problema.

Esta funcionalidad es muy importante si se tiene en cuenta la tendencia actual y creciente del transporte on-demand y su efecto en las expectativas de los pasajeros para ser recogidos cerca de su ubicación.

No es una locura decir que actualmente empresas de autobús adicionan cada vez más opciones para recogidas y bajadas según la demanda, donde el autobús se detiene solo si el pasajero adquirió el billete con antecedencia, para esto, el conductor necesitará datos en tiempo real sobre los cambios que van ocurriendo.

Por último, entender estos cambios a tiempo permite al conductor reutilizar plazas de pasajeros que no se presentaron. Un sistema actualizado de reservas puede liberar estas plazas automáticamente para que otros pasajeros las puedan tomar en alguna otra parte de la ruta.

11) (Extra) Un proveedor con un producto en constante desarrollo

Los puntos previos no tendrían valor si tu proveedor de tecnología no mantiene el producto en constante evolución y desarrollo, para no quedar parado en el tiempo y pasar a ser un sistema limitado y ultrapasado en algunos años.

Aunque no es una regla, esto hace que soluciones creadas fuera por empresas que trabajan con clientes de renombre se vuelvan muy competitivas, el mejor ejemplo es lo que pasó en la industria de las aerolíneas, donde sistemas de reservas creados a medida dejaron existir hace ya buen tiempo.